Uittreksel uit strafregister verplicht voor vrijwilligers die met jongeren werken
maandag 13 februari 2023
Dossier: Vrijwilligerswerk
Sinds 1 februari 2023 moeten vrijwilligers en medewerkers die structureel én rechtstreeks in contact komen met minderjarigen een uittreksel uit het strafregister voorleggen. Het decretaal kader hiervoor werd begin juni 2022 goedgekeurd in het Vlaams Parlement. Dit was al verplicht voor leerkrachten en jeugdhulpverleners, maar wordt nu uitgebreid naar onder meer de cultuur- en sportsector. De jeugdsector vormt een uitzondering. Deze maatregel kadert in het Vlaams actieplan tegen seksueel geweld.
Vlaams actieplan tegen seksueel geweld
De Vlaamse regering besliste bij haar aantreden om een Vlaams actieplan seksueel geweld te maken om zo een coherent beleid te kunnen voeren in de verschillende sectoren. “Een antwoord bieden op de noden van de slachtoffers en het voorkomen van nieuwe slachtoffers staat centraal in ons actieplan”, zei Vlaams minister van Justitie Zuhal Demir toen. Het opvragen van een uittreksel uit het strafregister bij bepaalde medewerkers en vrijwilligers is één van de aanbevelingen uit dit actieplan. “Door een uittreksel uit het strafregister te vragen, willen we zedendelinquenten preventief bij onze kinderen weghouden.", klonk het bij de totstandkoming van het decreet. Een blanco strafblad is niet nodig, maar een onberispelijke omgang met minderjarigen qua goed gedrag en zeden is voortaan een vereiste.
Flowchart en infosessie
De Federatie maakte een flowchart dat kan helpen om lokale groepen te informeren.
Het departement Cultuur organiseerde online infosessies. De opname vind je hier.
Het departement Cultuur organiseerde online infosessies. De opname vind je hier.
Verduidelijking via een draaiboek
Let wel. Dit decreet geeft vakministers de mogelijkheid om uitzonderingen aan te vragen. Op initiatief van minister Dalle gebeurde dit voor vrijwilligers in het jeugdwerk. Minister Jambon, bevoegd minister voor Cultuur, maakte geen gebruik van deze mogelijkheid. Vrijwilligers in de sociaal-culturele en amateurkunstenorganisaties (cultuursector) worden dus wel gevat door het decreet.
Voor de nieuwe maatregel in voege kon treden, dienden een aantal uitgangspunten uit het decreet eerst verduidelijkt te worden in sectorale draaiboeken. De Federatie uitte al in het voorjaar van 2022 haar bezorgdheid hierover aan de verschillende bevoegde ministers. De achterliggende motivatie ter bescherming van kinderen en jongeren van het decreet wordt uiteraard volledig gedeeld. Maar een dergelijke verplichting werpt ook extra drempels op voor geëngageerde vrijwilligers en organisaties en creëert heel wat onduidelijkheid. De Federatie pleitte daarom voor een draaiboek dat rekening houdt met de eigenheid en specificiteit van de sociaal-culturele en amateurkunstensector. Zo wordt er in het draaiboek voor de cultuursector een onderscheid gemaakt tussen eerder losse verbanden, zoals feitelijke verenigingen zonder expliciet bestuur en meer gestructureerde organisaties. Ook het begrip vrijwilliger wordt verder verduidelijkt en ‘structureel contact’ wordt geconcretiseerd aan de hand van voorbeelden uit de sector.
Toepassingsgebied decreet
Het decreet is van toepassing op organisaties die een activiteit aanbieden die valt onder opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of de begeleiding van minderjarigen.
Elke nieuwe medewerker of vrijwilliger, aangesteld voor dergelijke activiteiten, dient een uittreksel uit het strafregister voor te leggen als die betrokkenheid rechtstreeks en structureel contact met minderjarigen met zich mee brengt. Ook medewerkers en vrijwilligers die al actief zijn bij de organisatie maar waarbij de doelgroep waarmee ze aan de slag gaan wijzigt, moeten een uittreksel voorleggen.
Zowel organisaties met zetel in het Vlaams gewest als Brusselse organisaties binnen de Vlaamse gemeenschap moeten dit uittreksel opvragen.
Een uittreksel van het strafregister is verplicht als aan volgende voorwaarden is voldaan:
- Er is sprake van rechtstreeks en structureel contact met minderjarigen in het kader van de activiteit. Als het gaat om eenmalig/occasioneel contact met minderjarigen, geldt de verplichting niet.
- Het gaat om een medewerker of een vrijwilliger die formeel aangesteld is voor welomschreven vrijwilligerstaken.
- In de organisatie is een zekere structuur aanwezig. Losse verbanden en feitelijke verenigingen zonder expliciet bestuur worden niet gevat door deze regeling.
- De medewerker/vrijwilliger is meerderjarig op het moment van aanstelling.
Hoe dit uittreksel uit strafregister beoordelen?
De organisatie (= de "verwerkingsverantwoordelijke") controleert vervolgens het uittreksel, dat maximaal één maand oud mag zijn en je opvraagt bij de gemeente waar je ingeschreven bent. In de meeste gevallen zal het uittreksel uit het strafregister ‘blanco strafregister’ vermelden. Dit betekent dat de betrokkene geen veroordelingen heeft opgelopen die op het uittreksel vermeld worden. In dat geval hoeft het uittreksel inhoudelijk niet verder beoordeeld te worden. Indien het uittreksel uit het strafregister wel veroordelingen vermeldt, moet de organisatie een beoordeling maken. Het draaiboek somt een aantal elementen op waarmee men bij de beoordeling rekening kan houden.
Indien een medewerker wordt aangesteld via een overeenkomst met een rechtspersoon en die rechtspersoon bevestigt dat de controle al is doorgevoerd, moet de controle niet opnieuw uitgevoerd worden.
En wat met GDPR?
De organisatie moet als verwerkingsverantwoordelijke zorgen voor een correcte verwerking van de persoonsgegevens op het uittreksel, conform de GDPR-regels. Meer info hierover vind je op de website van Sociare, maar hier alvast enkele belangrijke aandachtspunten:
- De enige verwerkingswijze die het decreet toelaat, is controle, namelijk het controleren van het goed en zedelijk gedrag van de betrokkene.
- De organisatie mag het uittreksel uit het strafregister niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de controle. Nadat de controle is verricht en de beslissing is genomen, moet de organisatie het uittreksel vernietigen. Er mogen ook geen interne notities worden bijgehouden waarin de inhoud van het uittreksel wordt overgenomen. De organisatie houdt in een dossier de datum van controle bij.
- De organisatie moet de passende maatregelen nemen voor de beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens.
- De organisatie stelt een lijst op van de personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens, met een beschrijving van hun functie ten opzichte van de verwerking van de beoogde gegevens.
- De organisatie is transparant naar de (nieuwe) medewerker over de verwerking. Zo moet het duidelijk zijn voor welk doeleinde zij het uittreksel uit het strafregister moeten voorleggen, en dat de persoonsgegevens na de controle totaal vernietigd worden.
Het departement Cultuur werkt momenteel ook een FAQ-rubriek uit. Zodra die klaar is, wijzen we jou hier de weg.
