Mag een lokale overheid een ledenlijst opvragen?
dinsdag 25 april 2023
Dossier: Zakelijk en financieel
Als stad of gemeente vraag je vaak ledenlijsten van verenigingen op, in functie van het uitkeren van een gemeentelijke (stedelijke) subsidie. Vraag is of persoonsgegevens zomaar kunnen opgevraagd en doorgegeven worden?
Wij stelden de vraag aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, de Belgische overheidsinstelling die toeziet op de bescherming van de privacy bij de verwerking van persoonsgegevens. Het letterlijke antwoord lees je hieronder.
“Indien het al dan niet toekennen van subsidies afhangt van het aantal leden van de vereniging, bestaat er een belang in hoofde van de subsidiërende overheid om, vooraleer over te gaan tot de toekenning ervan, na te gaan of de vereniging al dan niet gerechtigd is op dergelijke subsidies.
Het opvragen van dergelijke ledenlijst wordt best in een reglement voorzien, waar ook het doel van het opvragen van de lijst en de nadere stappen staan in uitgelegd m.b.t. de te ontvangen subsidies.
Hieruit volgt ook dat het opvragen of inzien van de ledenlijsten door de subsidiërende overheid enkel terecht is als de te ontvangen subsidies ook daadwerkelijk afhangen van het aantal leden. Ook dit zou best zo duidelijk mogelijk in het reglement vermeld moeten staan.
Op grond van het bepaalde in artikel 6 AVG mogen persoonsgegevens slechts worden verwerkt (bv. doorgegeven) in de daar limitatief opgesomde gevallen.
De verwerking kan bijvoorbeeld toelaatbaar geacht worden als zij noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen.
Voor alle duidelijkheid: de rechtsgrond in artikel 6.1 f) AVG geldt niet voor de verwerking door een overheidsinstantie in het kader van de uitoefening van zijn taken.
Aangenomen dat een rechtsgrond voorhanden is in de zin van artikel 6 AVG, kan de vereniging de ledenlijst overmaken als de betrokkenen (de leden) het weten (“transparantie”, zie artikelen 5.1 a) en 13 AVG) en er niet meer gegevens worden overgemaakt dan nodig voor het te realiseren doel (beginsel van minimale gegevensverwerking, artikel 5.1 c) AVG). Volgens dit laatste beginsel moeten persoonsgegevens steeds toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
Men kan zich de vraag stellen of indien de hoogte van de subsidie afhangt van het ledenaantal, het dan niet volstaat in hoofde van de subsidiërende overheid enkel het aantal aangesloten leden te kennen zonder identiteit en adres van die leden. Wij nemen echter aan dat die overheid zich niet tevreden zal stellen met de loutere mededeling van het aantal aangesloten leden zonder identiteit en adres. De mededeling van de identiteit laat immers toe te controleren of bepaalde leden niet onterecht dubbel worden meegedeeld. Wanneer de identiteit van de leden niet wordt meegedeeld is het niet mogelijk de niet-toegelaten dubbeltellingen eruit te halen. Bovendien zou het niet meedelen van de identiteit van de leden tot gevolg kunnen hebben dat bepaalde organisaties een fictief hoger ledenaantal doorgeven teneinde een grotere subsidie te verkrijgen. Indien enkel en alleen het ledenaantal wordt meegedeeld kan met andere woorden niet worden gecontroleerd of het ledenaantal correct is en of dit een juiste weergave is van de werkelijkheid. Het adres kan bovendien ook noodzakelijk zijn om te controleren of namen die meerdere keren op de ledenlijsten voorkomen al dan niet verschillende personen zijn.
Voor het specifieke controlerecht dat een subsidiërende overheid heeft, zijn naam en adres dus wellicht noodzakelijk, maar ook voldoende, opdat de overheid een effectieve controle zou kunnen uitvoeren. Andere gegevens, zoals bv. telefoonnummer, geboortedatum, geboorteplaats, … lijken op het eerste zicht niet relevant te zijn en mogen niet opgevraagd worden of moeten weggelakt worden. In een beperkt aantal gevallen kan evenwel de geboortedatum ook een rol spelen.
Mochten de subsidies jaarlijks hernieuwbaar zijn, dan lijkt het ook logisch dat de overheid elk jaar een nieuwe lijst opvraagt (of er ter plaatse inzage komt van nemen) ter controle. Het is immers zo dat er elk jaar nieuwe leden kunnen bijkomen of dat er bestaande leden wegvallen. Dit alles zal natuurlijk een invloed hebben op de berekening van het correcte aantal leden dat in aanmerking moet genomen worden voor subsidies.”
Wat betekent dit voor (lokale) verenigingen en hun eventuele koepel?
Enkele checks voor verenigingen
- Ga na of het subsidiereglement van de gemeente vermeldt dat het aantal leden belangrijk is voor de toekenning van de subsidie (wat is het doel van de lijst?)
- Enkel die gegevens kunnen opgevraagd worden die nodig zijn om de subsidie correct te kunnen uitbetalen. Wellicht zijn het doorgeven van naam en adres voldoende.
- De opgevraagde gegevens mogen enkel voor dit doel (i.f.v.subsidie) gebruikt worden!
- Zijn de leden op de hoogte van het doorgeven van hun persoonsgegevens en het doel ervan?
Voor meer informatie over de GDPR-toepassing, een info-vraag of het indienen van een klacht kan je terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
